Передача дел новому бухгалтеру

Локальные акты компании

Прежде всего, нужно ознакомиться с трудовым и коллективным договорами, должностной инструкцией и другими локальными актами компании. Этот этап проходят все без исключения сотрудники компании при приеме на работу. Новый главный бухгалтер должен четко представлять весь спектр должностных обязанностей, чтобы структурировать и организовать свою работу, а также выделить ключевые точки, на которые следует обратить внимание при приеме дел от предшественника.

Приказ о передаче дел

Ознакомьтесь с приказом о передаче дел. В нем должны быть указаны следующие данные:

  • ФИО принимающего дела (новый главный бухгалтер),
  • ФИО передающего дела (прежний главный бухгалтер),
  • иные лица, которые участвуют в передаче дел (руководитель, аудитор, секретарь).

Обратите внимание на сроки приема–передачи дел и порядок его документального оформления. Порядок передачи дел может быть установлен в компании и отдельным документом.

Инвентаризация

Убедитесь, что прежний главбух провел инвентаризацию имущества и обязательств компании. Главный бухгалтер – материально ответственное лицо (ст. 243 ТК РФ). Поэтому на дату приема–передачи дел новому главбуху стоит провести инвентаризацию (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49, и п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Новый главный бухгалтер должен быть включен в состав инвентаризационной комиссии.

Кроме того, желательно запросить у налоговиков и контролеров из фондов справку о состоянии расчетов с бюджетом (письменно или по ТКС). Запрос поможет выявить недоимку или переплату, а также поможет новому главбуху сориентироваться в планировании налогового учета в компании.

Документы от прежнего главбуха

Принимайте и проверяйте документы у уходящего главного бухгалтера. В первую очередь проконтролируйте само наличие бумаг, ознакомьтесь с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период – период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

На этом этапе важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (создание соответствующих резервов, последовательность применения учетных политик, правильность формирования финансового результата и т. п.).

Новый главный бухгалтер принимает регистры бухгалтерского и налогового учета, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж и иные документы. Конечно, проверить все первичные документы практически невозможно из-за их большого количества. Поэтому проверить наличие первички, а также полноту и правильность заполнения ее реквизитов можно выборочно.

Кроме того, стоит ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит вам составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли контролеры. Оценить качество отчетности, а также меру ответственности предыдущего главбуха, можно изучив переписку с контролирующими органами.

Пояснения от прежнего главбуха

Пояснения от прежнего главбуха могут касаться как ведения учета, так и взаимодействия с другими подразделениями компании, контрагентами и контролерами. Например, предшественник может подсказать контакты опытного налогового консультанта или оперативную курьерскую службу, которая без задержек доставляет корреспонденцию поставщикам и налоговикам, объяснить особенности используемого программного обеспечения.

Акт приема–передачи дел

Заключительный этап – акт приема–передачи дел. В акте стоит указать результаты инвентаризации, факты недоимки или переплаты по налогам и взносам, наличие дебиторки и кредиторки. Акт должны подписать и новый, и прежний главный бухгалтер, а также руководитель компании.